COOPÉRATION
LE REPÈRE DES COLLAB
2025
Comment clôturer efficacement mes réunions ?
Tu connais cette situation : la réunion se termine, tout le monde range ses affaires précipitamment, quelqu’un lance un vague “on se tient au courant”, et chacun retourne à son quotidien surchargé. Quelques jours plus tard, tu te demandes : “Au fait, qu’avions-nous décidé exactement ? Qui devait faire quoi ?”
Alors qu’elle est déterminante, la clôture d’une réunion est souvent délaissée. Une fin de réunion bien orchestrée transforme de simples échanges en actions concrètes. Oui mais comment me diras-tu ?
Dans cet article, on s’appuie sur notre expérience au Repère pour te parler de ce moment clés.
Les deux missions essentielles d'une clôture réussie
Pour qu’une réunion collaborative porte ses fruits, sa clôture doit accomplir deux missions fondamentales.
Les 2 missions
1. Structurer l’avenir
2. La déconnexion
1. Structurer efficacement l’avenir : le secret des équipes performantes
C’est moment de se projeter, de tracer la trajectoire du projet et de déterminer la prochaine étape. Sans cette ouverture, même les discussions les plus riches risquent de rester lettre morte, sans mise en action..
L’objectif de ta réunion détermine comment aborder cette ouverture sur l’avenir. Pose-toi ces trois questions essentielles :
- Qui fait quoi ? – La clarté des responsabilités est la clé de l’engagement.
- Comment communique-t-on ? – Définir les canaux évite la dispersion.
- Quand se revoit-on ? – Fixer une prochaine réunion assure la continuité du projet.
Dans le cas d’un lancement de projet
Si ta réunion marque le début d’une nouvelle initiative, l’enjeu est de transformer l’enthousiasme initial en engagement concret. Voici comment procéder :
- Planifie immédiatement le prochain rendez-vous (date, heure, lieu/format).
- Crée des sous-groupes de travail avec des missions précises.
- Identifie collectivement le “premier pas” et répartis les tâches associées.
- Définis le canal de communication qui sera utilisé entre les sessions.
Conseil de pro : Crée les événements dans ton agenda et envoie les invitations pendant la réunion. Plus tu structures sur place, moins tu auras à t’y replonger par la suite.
Dans le cas d’une formation-atelier
Si l’objectif est la montée en compétences de ton équipe, ton rôle est d’ancrer l’apprentissage dans le quotidien professionnel. Quelques approches efficaces :
- Demande à chaque participant d’établir son plan d’action personnel.
- Détermine avec le groupe une nouvelle organisation au sein de l’équipe (concrètement, qu’est-ce qu’on change dans notre quotidien ?)
- Propose la création de binômes d’entraide pour maintenir la dynamique d’apprentissage.
- Mets en place un canal de communication dédié aux partages d’expériences.
- Prévoyez des séances individuelles de coaching pour accompagner la progression.
2. La déconnexion : un rituel qui fait toute la différence
La qualité de présence est l’ingrédient secret de l’intelligence collective. Pendant la réunion, tu as demandé à chacun de mettre de côté ses préoccupations pour se consacrer pleinement au groupe. La déconnexion permet de clôturer formellement cette parenthèse.
Pour créer un rituel de déconnexion efficace, tu peux proposer trois types d’activités selon l’énergie que tu souhaites insuffler :
Activités pour la tête
- Une méditation d’ancrage de 2-3 minutes.
- Un tour rapide de feedback sur la session.
Activités pour le cœur
- Un tour où chacun exprime son ressenti en un mot.
- Un moment de gratitude où chacun remercie un autre participant.
Activités pour le corps
- Un geste qui symbolise ce que chacun retient de la session.
- Un étirement collectif avant de retourner à la “réalité”.
Exemple concret : Lors d’un atelier de début d’année, Céline a proposé aux participants de se positionner en début de session parmi trois archétypes :
- MOTIVÉ : Déterminé, enthousiaste, avec une vision claire.
- CONFIANT : Détendu, laissant les choses suivre leur cours.
- MÉFIANT : Prudent, incertain face à l’imprévu.
À la fin de l’atelier, elle leur a demandé de revisiter ces archétypes à la lumière des discussions et décisions prises. Ce simple exercice a permis de mesurer le chemin parcouru et d’ancrer les décisions prises.
Adapter ta clôture à l’énergie du groupe
Chaque groupe est unique et chaque réunion a sa dynamique propre. L’objectif de ta clôture doit s’adapter à cette réalité :
- Si l’énergie est positive, ta déconnexion peut amplifier cette dynamique.
- Si des tensions persistent, ta priorité est de maintenir le lien et d’identifier les points à travailler lors de la prochaine rencontre.
N’hésite pas à faire preuve de créativité dans tes rituels de clôture. Une animation sur-mesure aura toujours plus d’impact qu’une formule toute faite.
🚀 Passe à l’action dès ta prochaine réunion
Les dernières minutes d’une réunion sont déterminantes pour transformer les échanges en résultat tangible. Lors de ta prochaine réunion :
- Réserve explicitement 10-15 minutes pour la clôture.
- Prépare à l’avance ta structure d’ouverture sur l’avenir.
- Choisis un rituel de déconnexion adapté à ton groupe et à tes objectifs.
- Observe la différence dans l’engagement et le suivi des actions.
Podcast - Clôturer tes réunions sans retomber comme un soufflé
🎧 Céline aborde ce sujet dans l’épisode de notre podcast Anatomie d’un collectif !
À propos
Tom Bonnier –
Producteur du podcast Anatomie d’un collectif, je déniche et te présente des outils pour faciliter ta communication !
Je suis aussi co-fondateur du Repère des Collab, organisme de formation spécialisé communication.
🔗 Je te laisse mon LinkedIn si besoin 😉